Pouvez-vous automatiser une partie de votre travail ?

Si vous débutez dans l’utilisation d’un CRM, sachez que la mise en place des automatisations constitue un véritable challenge pour votre entreprise. L’intégration de fonctions automatisées dans votre système vise une optimisation de l’efficacité et une amélioration de l’expérience utilisateur. Dans ce guide, retrouvez quelques astuces permettant d’éviter les nombreux pièges auxquels se heurtent la plupart des débutants.

Quelle est la durée de la mise en place d’un système automatisé ?

Une chose est certaine, si vous êtes une agence numérique ou un IT, automatiser votre système vous prendra moins de temps. On ne peut malheureusement pas en dire autant des autres corps de métier. Que ce soient les entreprises du BTP ou celles ne faisant pas systématiquement appel aux outils numériques pour leur fonctionnement, l’équation peut s’avérer bien plus complexe qu’elle n’y paraît.

Comprendre l’importance de l’automatisation des CRM et leur impact en matière de productivité permet de justifier ce choix, peu importe le temps que cela peut prendre. Généralement, la création d’un système automatisé englobant la vente et le marketing nécessite entre 100 et 150 heures de travail. À titre d’illustration, il a fallu aux techniciens de Gro 115 heures de travail pour créer leur système de base.

Dans le cas d’une entreprise nécessitant la formation des agents à travers des stages et des séminaires, il faut prévoir entre 200 et 300 heures de travail pour la mise en place d’un système automatisé. La planification d’un tel projet avec des semaines de 10 ou 15 heures de travail suppose la définition d’un échéancier étalé sur six mois. Mais, quelles sont les tâches automatisables dans une entreprise ?

La gestion des réseaux sociaux

Que vous soyez manager ou porteur de projet, l’automatisation des médias sociaux est sans aucun doute une sage décision. Il y a deux raisons pour cela. La première, c’est l’amélioration de votre service clientèle directement accessible via les réseaux sociaux. L’une des conséquences immédiates étant l’accroissement du nombre de visiteurs et partant, du volume des ventes.

La deuxième raison, c’est que le montage d’une base de données et d’une audience est à la fois facile et rapide sur les médias sociaux. Les outils couramment utilisés pour ce faire sont le Manychat et les chatbots. L’automatisation de Manychat se fait en quelque temps. Elle dépasse rarement une quinzaine d’heures. La préqualification est d’ailleurs possible si vous évoluez dans un domaine comme la construction et le BTP.

En même temps, le recueil d’informations pertinentes sur ce dernier est non seulement rapide mais facile. Pour commencer, il est nécessaire de procéder à une collecte préalable des informations. D’autres types d’automatisations sont possibles. Il en est ainsi de la FAQ qui regroupe les questions fréquemment posées par les internautes. Votre chatbot pourra vous aider à recueillir toutes ces données.

L’automatisation de la facturation

Il se pourrait que vous soyez, pour ainsi dire, de la vieille école. Cela signifie que vous êtes de ceux qui éditent encore manuellement leurs factures. Sauf si les circonstances l’exigent, autant vous dire que les factures individuelles sont désormais obsolètes. L’heure est à la génération automatique des factures grâce aux solutions numériques qui existent. Freshbooks, Wave, Quickbooks et Harvest sont quelques-unes d’entre elles. Ces outils se servent des informations disponibles dans votre CRM pour l’édition des factures.

L’envoi de devis périodiques est aussi possible selon une programmation prédéfinie en cas de factures impayées. En moyenne, ce système vous offre une économie de temps estimée à environ 15 minutes pour l’édition d’une facture. En utilisant cette méthode, vous n’économisez pas seulement du temps mais aussi de l’argent. L’on estime à environ 2600 dollars, l’économie réalisée annuellement sur l’édition des factures. Les logiciels de facturation et les automates programmables sont les outils permettant d’automatiser votre système de facturation.

L’automatisation d’une entreprise de services

L’automatisation d’une entreprise de prestation de services est possible grâce à deux outils essentiels. Il s’agit d’une part d’un logiciel CRM et d’autre part, d’un logiciel de gestion des projets. Malgré sa complexité, vous devez vous servir d’un pont pour mettre en place un tel système. En guise d’exemple, en signant un mandat, plusieurs actions et tâches se créent automatiquement dans votre CRM et dans votre logiciel de gestion.

Concrètement, le CRM et les projets d’automatisation sont construits en utilisant une structure semblable. C’est pourquoi la génération des gabarits se fait de manière automatique dès que le mandat est signé. Le projet est ensuite automatiquement assigné aux bonnes personnes. Par ailleurs, il existe une synchronisation entre le logiciel de gestion et l’agenda via le SAAS. Cela permet une visibilité en temps réel des tâches journalières, hebdomadaires ou mensuelles assignées à chaque agent. Cette planification assure une meilleure répartition de la charge du travail en fonction de la disponibilité de chacun des membres de votre équipe.